Vertrieb 4.0: Die Bedeutung der Digitalisierung und Automatisierung im Vertrieb  

Effizienzsteigerung und Kundenfokus durch digitale Vertriebsstrategien

In der heutigen digitalen Ära ist es für Unternehmen unerlässlich, ihre Vertriebsprozesse zu modernisieren und zu optimieren. Die Digitalisierung im Vertrieb spielt dabei eine entscheidende Rolle, indem moderne Technologien wie CRM-Systeme, E-Mail-Marketing und Social Media genutzt werden, um Kunden effizienter zu erreichen und zu betreuen. Unsere Kunden sind heute besser informiert als je zuvor und erwarten personalisierte und schnelle Rückmeldungen.  

Gleichzeitig ermöglicht die Automatisierung im Vertrieb wiederkehrender Aufgaben und Prozesse eine erhebliche Zeitersparnis und eine Reduzierung menschlicher Fehler. Durch die Kombination dieser beiden Ansätze können Unternehmen Zielgruppen gezielter ansprechen, den Vertriebsprozess optimieren und den Vertriebsmitarbeitenden die Möglichkeit geben sich wirklich auf vertriebliche Aktivitäten zu fokussieren und sich nicht mit lästiger „Fleißarbeit“ aufzuhalten. Diese Verbesserungen im Vertrieb führen letztlich zu einer erhöhten Arbeitsqualität und einer Umsatzsteigerung. 

Der Kern dieser Veränderungen ist das passende CRM-System. Es bedarf eines CRM-Systems, welches die technischen Voraussetzungen mit sich bringt, um dem Wandel der Zeit gerecht zu werden. Insbesondere Microsoft Dynamics 365 Sales bietet umfangreiche, KI-gestützte Möglichkeiten, die eine Innovation für den bisherigen Vertriebsprozess bieten.

Dynamics 365 Sales im Detail  

Die immersive Copilot-Homepage 

Features der Release Wave 2024 2 sollen Vertriebsmitarbeitenden den Start in den Tag erleichtern. Die immersive Copilot-Homepage, die voraussichtlich im Oktober 2024 als öffentliche Vorschauversion nutzbar ist, kreiert einen gut gegliederten Überblick über mögliche To-Dos und die wichtigsten Informationen. Es können vorgeschlagene Aktionen durchgeführt oder mit Hilfe des Copilot Chats in natürlicher Sprache schnell und simpel tiefere Einblicke in verschiedene Datensätze gewährt werden.  

Sales Accelerator für ein höheres Maß an Automatisierung im Vertrieb

Der Sales Accelerator in Dynamics 365 Sales hilft dem Vertrieb eine strukturierte und standardisierte Arbeitsweise zu implementieren. Dadurch wird der Verkaufsprozess effizient und transparent gestaltet. Eine wichtige Unterstützung hierbei sind die Sequenzen. Diese bieten eine klare Struktur für den Verkaufsprozess, da sie eine Reihe von Aktivitäten definieren, die Vertriebsmitarbeitende in einer bestimmten Reihenfolge ausführen sollen. Dies kann Aktivitäten wie Anrufe, (Follow-Up) E-Mails, Meetings und Aufgaben umfassen. Die Verwendung von Sequenzen stellt sicher, dass keine wichtigen Schritte vergessen und alle Verkaufschancen systematisch bearbeitet werden.  

Es können benutzerdefinierte Sequenzen für unterschiedliche Zielgruppen oder Vertriebsbereiche erstellt und genutzt werden. Somit können individuelle Kundenbedürfnisse abgebildet und der Vertriebsprozess flexibel angepasst werden. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben und die Bereitstellung klarer Anweisungen für die nächsten Schritte helfen Sequenzen, die Effizienz der Vertriebsmitarbeitenden zu steigern. Vertriebsmitarbeitende können sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren, während der Sales Accelerator sicherstellt, dass alle notwendigen Aktivitäten rechtzeitig und in der richtigen Reihenfolge durchgeführt werden. Sequenzen ermöglichen eine einfache Nachverfolgung des Fortschritts jeder Verkaufschance. Der Fortschritt der Mitarbeitenden wird für die Vertriebsleitung transparent gemacht und ermöglicht die Analyse, welche Sequenzen am effektivsten sind. Dies hilft dabei, den Verkaufsprozess kontinuierlich zu verbessern und die Erfolgsquote zu erhöhen. 

Ergänzend zu den Sequenzen bietet auch die Verkaufschance einige KI-gestützte Widgets, um die Arbeit innerhalb einzelner Verkaufschancen zu begleiten. Hierzu gehören beispielsweise:  

• Die Timeline: Eine chronologische Ansicht aller Interaktionen und Aktivitäten, die mit einer Verkaufschance verbunden sind. Dies hilft, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen leicht zugänglich sind. 

• Der „Als Nächstes“ Bereich: Zeigt die nächsten Schritte an, die auf den definierten Sequenzen und den bisherigen Interaktionen basieren. Dies hilft, Prioritäten zu setzen und wichtige Aufgaben nicht zu übersehen.

Automatisierte Arbeitszuweisung

Was ist die Arbeitszuweisung? 

Die Arbeitszuweisung in Dynamics 365 Sales ist eine Funktion, die es ermöglicht, die Aktivitäten des Vertriebsteams zu automatisieren. Sie hilft dabei, Datensätze basierend auf bestimmten Bedingungen zu segmentieren und diese Segmente mit Sequenzen zu verbinden, die dann automatisch Aktionen für diese Datensätze ausführen.

Wie funktioniert die Arbeitszuweisung? 

1. Segmentierung: Es können Segmente von Datensätzen erstellen, die bestimmte Kriterien erfüllen, z.B. Leads aus einer bestimmten Quelle oder Leads mit einem Umsatz größer X.
2. Sequenzen: Diese Segmente werden mit Sequenzen verbunden, die eine Reihe von Aktionen enthalten, wie z.B. das Senden von E-Mails oder das Planen von Anrufen. So werden zum Beispiel umsatzstärkere Leads einem Senior Sales Manager zugewiesen.
3. Automatisierung: Die Aktionen in den Sequenzen werden zum Teil automatisch für die Datensätze im Segment ausgeführt, was den Vertriebsprozess effizienter macht. Es kann eine Wartezeit oder eine Bedingung definiert werden, nach welcher eine Follow-Up E-Mail rausgeschickt oder eine Aufgabe erstellt wird.

Vorteile der Arbeitszuweisung 

• Effizienzsteigerung: Automatisierte Aktionen sparen Zeit und Ressourcen.
• Konsistenz: Standardisierte Prozesse sorgen für konsistente Kundeninteraktionen.
• Priorisierung: Vertriebsmitarbeiter können sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren, da Routineaufgaben automatisiert werden.

Verkaufschancenbewertung

Was ist die Verkaufschancenbewertung? 

Die Verkaufschancenbewertung in Dynamics 365 Sales verwendet ein vorausschauendes Machine-Learning-Modell (MLM), um eine Punktzahl für alle offenen Verkaufschancen basierend auf historischen Daten zu berechnen. Diese Bewertung hilft Vertriebsmitarbeitenden, Verkaufschancen zu priorisieren, höhere Qualifizierungsraten zu erzielen und die Zeit zu verkürzen, die für die Qualifizierung einer Verkaufschance erforderlich ist. Es wird auf einen Blick ersichtlich, welche Verkaufschance eine höhere Wahrscheinlichkeit zum Erfolg bietet.

Wie funktioniert die Verkaufschancenbewertung? 

1. Datenanalyse: Das Modell analysiert historische Daten, um Muster zu erkennen, die auf den Erfolg oder Misserfolg von Verkaufschancen hinweisen.
2. Punktzahlvergabe: Jede Verkaufschance erhält eine Punktzahl, die ihre Wahrscheinlichkeit widerspiegelt, in einen gewonnenen Auftrag umgewandelt zu werden. Zum Beispiel könnte Verkaufschance A eine Punktzahl von 80 und Verkaufschance B eine Punktzahl von 50 erhalten.
3. Priorisierung: Vertriebsmitarbeitende können Verkaufschancen mit höheren Punktzahlen priorisieren, da diese eine höhere Wahrscheinlichkeit haben, erfolgreich abgeschlossen zu werden.

Vorteile der Verkaufschancenbewertung 

• Wirkungsgrad: Vertriebsmitarbeitende können ihre Zeit und Ressourcen auf die vielversprechendsten Verkaufschancen konzentrieren.
• Höhere Abschlussraten: Verbesserung von Abschlussraten, da der Fokus auf hoch bewerteten Verkaufschancen liegt.
• Datenbasierte Entscheidungen: Die Bewertung bietet eine objektive Grundlage für Entscheidungen im Vertriebsprozess.

Beziehungsstatus

Was ist der Beziehungsstatus? 

Der Beziehungsstatus in Dynamics 365 Sales ist Teil der Beziehungsintelligenz und bietet Einblicke in den aktuellen Stand der Kundenbeziehung. Diese Funktion hilft Vertriebsteams, die Interaktionen mit Kunden zu beobachten und zu analysieren, um fundierte Entscheidungen zu treffen und Beziehungen zu stärken.

Wie funktioniert der Beziehungsstatus? 

1. Datenanalyse: Das System analysiert die Interaktionsdaten aus Dynamics 365 und Microsoft Exchange, um Muster und Trends in den Kundenbeziehungen zu erkennen.
2. Beziehungs-KPIs: Es werden Key Performance Indicators (KPIs) wie Kommunikationshäufigkeit, Antwortzeit und Interaktionshistorie berechnet. Diese KPIs helfen dabei, die Qualität der Beziehung zu bewerten.
3. Visualisierung: Grafische Darstellung von Ergebnissen, sodass Vertriebsteams schnell erkennen können, welche Beziehungen zu pflegen sind.

Vorteile des Beziehungsstatus 

• Verbesserte Kundenbindung: Durch das Tracking der Beziehungs-KPIs können Vertriebsteams proaktiv auf Kundenbedürfnisse eingehen und einsehen, bei welchen Kunden der letzte Kontakt zu lange her ist.
• Effiziente Ressourcenverteilung: Teams können ihre Ressourcen auf die wichtigsten Kundenbeziehungen konzentrieren.
• Datenbasierte Entscheidungen: Die Analyse bietet eine objektive Grundlage für strategische Entscheidungen im Kundenmanagement.