Ein Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, ist eine Archivierungssoftware zur elektronischen Dokumentenverwaltung: Akten, E-Mails und Rechnungen werden digital archiviert und bearbeitet. Die IT-Lösung ermöglicht es Unternehmen jeglicher Branche, Dokumente revisionssicher abzulegen, eine einheitliche Ordnerstruktur und Aktenablage zu schaffen und allen Mitarbeitern unternehmensweiten Zugriff zu gewähren.
Ein DMS ist grundsätzlich eine Teilkomponente eines ECM-Systems bzw. einer Software für Enterprise Content Management, mit der ganzheitliche Prozesse abgebildet und optimiert werden können, die noch über die Verwaltung von Dokumenten hinausgehen. Mittlerweile werden die Begriffe aufgrund des großen Leistungsumfanges eines DMS-Systems jedoch meist synonym verwendet, weshalb wir im Folgenden von „DMS“ sprechen.
Die elektronische Archivierung von Dokumenten schenkt Ihnen digitale Ordnung und ebnet den Weg hin zum papierlosen Büro. Aktenablage und Dokumentenverwaltung, die ausschließlich in Papierform erfolgen, sind eine vergleichsweise zeitaufwändige Angelegenheit: Eine nicht ordnungsgemäße Ablage hat im schlimmsten Fall die Unauffindbarkeit eines Dokumentes zur Folge. Benötigen mehrere Mitarbeiter zeitgleich Akteneinsicht, stellt sie das vor ein weiteres Problem: In welchem Büro sind die Akten zu finden und wer darf zuerst reinschauen? Eine schnelle Auskunftsfähigkeit? Kaum möglich beim Papierwälzen.
Ein DMS bringt Struktur und Leichtigkeit in Ihren Business-Alltag. Das elektronische Dokumentenmanagement bedeutet für Sie eine Zeitersparnis, wenn es um die Bearbeitung und Auffindbarkeit von Dokumenten und Akten, aber auch Akteneinträgen geht: Die Schlagwortsuche erspart lästiges Aktenwälzen. Aufgaben können dank DMS-Einführung dezentralisiert werden – der standortunabhängige Zugriff macht‘s möglich und verkürzt Bearbeitungszeiten. Manuelle Handgriffe weichen automatisierten Workflows, Ihre Auskunftsfähigkeit wird sowohl schneller als auch zuverlässiger und die Erfüllung von Compliance-Richtlinien wird garantiert.
Sie wollen Ihr Unternehmen dahingehend verändern, dass Sie veraltete, papierlastige Prozesse der Dokumentenverwaltung digitalisieren und vereinheitlichen? Dann gehen Sie mit einer DMS-Einführung den richtigen Schritt.
Gemeinsam wollen wir Ihre unternehmensinternen Abläufe elektronisch sinnvoll strukturieren und optimieren: Dafür ist ein Konzept wichtig, nach dem die zukünftige Ablage erfolgen soll. Definieren Sie neben der Ordnung auch klare Ziele, die Sie erreichen möchten:
Als Partner einer der führenden Hersteller von ECM-Systemen (Enterprise-Content-Management) arbeiten wir erfolgreich mit ELO DMS zusammen. Mit dem ECM-System ELOprofessional unterstützt die ELO Digital Office GmbH gezielt mittelständische Unternehmen bei der digitalen Informationsverwaltung. Die IT-Lösung richtet sich – wie auch synalis – nach den spezifischen Anforderungen und Bedürfnissen im Mittelstand.
Neben dem DMS-System stehen Ihnen mit den ELO Business Solutions außerdem standardisierte Lösungen zur Verfügung, die beispielsweise Ihr Rechnungs-, Vertrags- oder Bewerbermanagement automatisieren und vereinfachen. Die Business Solutions können schnell individualisiert und vor allem rasch eingesetzt werden, um ausgewählte Geschäftsprozesse zeitnah effizienter zu gestalten.
Von der Anfangsphase bis hin zur erfolgreichen Implementierung stehen wir Ihnen mit unserer DMS-Beratung souverän zur Seite und unterstützen Sie mit Erfahrung, Fachwissen und Engagement.
Die Studie bietet auf Basis der Aussagen von über 600 Unternehmen eine Bestandsaufnahme der ECM-Praxis im Mittelstand. Im Vordergrund stehen Fragen zum Begriffsverständnis, zur Verbreitung, zu Nutzen und zu Kosten von ECM-Software ebenso wie zu zukünftigen Entwicklungen und Trends rund um ECM im Mittelstand.
Die Bitkom-Studie klärt im Detail auf.