Zusammenarbeit wird in den meisten Unternehmen großgeschrieben, zumindest auf dem Papier. Doch wenn es um tatsächliche Zusammenarbeit und deren technische Unterstützung geht, fehlen in vielen Unternehmen die Werkzeuge, um die vielfältigen Anforderungen der Mitarbeiter zu erfüllen. Oftmals greifen die sog. Information Worker auf freie Tools im Internet zurück, um die kollaborativen Ansätze technisch zu unterstützen. Die bekanntesten Beispiele sind sicherlich Dropbox und Google Docs für die Bearbeitung und den Austausch von Dokumenten, aber auch Slack für die einfache Kommunikation im Team oder Trello für das web-basierte Projektmanagement. Die bekannten Folgen sind unter anderem, dass die Daten nicht mehr in der Hoheit des eigenen Unternehmens liegen und Sie die Kontrolle über diese verlieren.
Die Anforderungen der Mitarbeiter an eine moderne Zusammenarbeits- und Produktivitätsplattform sind in den vergangenen Jahren überdurchschnittlich gewachsen. Einerseits findet Kollaboration ortsunabhängig statt, d.h. sie sollte nicht nur standortübergreifend, sondern zusätzlich von unterwegs möglich sein. Andererseits spielt die Geräteunabhängigkeit eine große Rolle, denn die Durchdringung der Unternehmen mit mobilen Endgeräten aller Art nimmt (auch vor dem Hintergrund von BYOD) stetig zu. Moderne Zusammenarbeit kennzeichnet sich aber daneben durch asynchrone Kommunikation der verschiedenen Akteure, denn Mitarbeiter sind nicht immer zur gleichen Zeit verfügbar. Zusätzlich werden ebenfalls immer mehr Partner und andere externe Teilnehmer in die Prozesse eingebunden, sodass die Unternehmenszugehörigkeit keine technische Grenze mehr darstellen darf.
Neben diesen allgemeinen Anforderungen gibt es verschiedene Arten von Kollaboration. Die informelle Kommunikation, wie sie klassischerweise am Kaffeeautomaten oder in der Mittagspause stattfindet, spielt dabei eine genauso große Rolle, wie die stark formalisierte Zusammenarbeit. Doch oftmals fehlt vor dem Hintergrund verteilter Standorte, hoher Anteile an Reisetätigkeit oder zeitlicher Differenzen genau für den informellen Teil das passende Medium. Dieser Punkt sollte von einer guten Produktivitätsplattform gezielt adressiert werden. Denn erst das Zusammenspiel aller Komponenten ermöglicht eine vollständige Unterstützung der kollaborativen Prozesse, wie sie auch bei einem Face-to-Face-Meeting zu zweit oder im Team vorherrschen würde.
Während die Erfüllung der genannten Punkte für viele Unternehmen bereits die Erreichung eines Meilensteins bedeuten würden, erwarten Mitarbeiter heutzutage noch viel mehr. Sie wollen aktiv bei der Erschließung neuer Informationen unterstützt werden. Eine einfache Suche reicht für Viele dabei nicht mehr aus, vielmehr muss eine Suche intelligent und persönlich sein, aber auch automatisch dazu lernen. Dabei sollten möglichst alle unternehmensinternen Quellen adressiert werden und so ein vollständiges Bild der zu bearbeitenden Fragestellung abgeben. Doch nicht nur interne und somit bereits erfasste Informationen können von Interesse sein, sondern auch externe Daten geben wichtige Impulse. So lassen sich in modernen Plattformen außerdem externe Dienste zur Informationsgewinnung verknüpfen. Die Beispiele reichen hier von Themen aus dem Kurznachrichtendienst Twitter über Informationen zu Opportunities aus Salesforce bis hin zur Integration von Tickets aus Jira.
Wenn zu guter Letzt noch Key User in die Lage versetzt werden, eigenständig einfache Workflows zu konfigurieren, um aus den klassischen Business Applikationen heraus individuelle Informations- oder Kollaborationsprozesse anzustoßen, dann ergibt das Ganze ein starkes Bild, das den Großteil aller Anforderungen erfüllt.
Mit der Produktivitätsplattform Office 365 adressiert Microsoft viele der genannten Punkte. Insbesondere durch die Vielzahl an Services, die aus einer Hand bezogen werden können, und deren zunehmendes Zusammenspiel, ergeben sich bereits jetzt Möglichkeiten, die ohne die Cloud nur schwer zu erreichen wären. Zusätzlich wird die vorhandene Funktionalität kontinuierlich verbessert und um innovative Neuerungen ergänzt. Für Kunden ergeben sich somit neue Möglichkeiten, die bei der Modernisierung, Flexibilisierung und Sicherung der IT-Landschaft helfen.
